Elektronische Kommunikation
Wichtige Hinweise zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt Nottertal-Heilinger Höhen
1. Eingeschränkte Zugangseröffnung nach § 1 Abs. 1 des Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetzes i.V.m. § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (elektronische Schriftformersetzung)
Entsprechend § 1 Abs. 1 des Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetzes i.V.m. § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes kann eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form“ ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein elektronisches Dokument anstelle einer handschriftlichen Unterschrift mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss.
Die Stadtverwaltung Nottertal-Heilinger Höhen besitzt derzeit nicht die organisatorischen und technischen Voraussetzungen, um verschlüsselte und/oder mit einer qualifizierten Signatur nach dem Signaturgesetz versehene E-Mail-Posteingänge entgegenzunehmen. Dies hat zur Folge, dass Sie Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form per E-Mail übersenden können. Sie werden gebeten, in solchen Fällen auf eine papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.
2. Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation
Die Stadtverwaltung Nottertal-Heilinger Höhen bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an.
Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich in Thüringen die elektronische Kommunikation nach § 1 Abs. 1 des Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetzes i.V.m. § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes.
Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Die Stadt Nottertal-Heilinger Höhen hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation eröffnet:
Es wird zwischen einfachen formlosen und formgebundenen Schreiben (z.B. Widersprüchen) unterschieden.
Formgebundene Schreiben
Schreiben, für die das Gesetz oder kommunale Satzungen die Schriftform anordnet, wie z.B. formgebundene Anträge oder Widersprüche, können nicht elektronisch durch E-Mail übermittelt werden. In diesen Fällen ist – wie gewohnt – die Papierform mit der entsprechenden Unterschrift zu verwenden.
Einfache formlose Schreiben
Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Stadt Nottertal-Heilinger Höhen per E-Mail ist im Rahmen der formfreien Kommunikation möglich. Dies gilt insbesondere für allgemeine Anfragen, Hinweise, Terminwünsche und Auskunftsersuchen.
Folgende Punkte sind hierbei zu beachten:
- E-Mails können an die allgemeine E-Mail-Adresse post@stadt-nhh.de oder direkt an die E-Mail-Adresse der zuständigen Bearbeiterin oder des zuständigen Bearbeiters gerichtet werden.
- Die E-Mail-Adressen können dem Internetauftritt entnommen oder beim Haupt- und Ordnungsamt (Zentrale Dienste) erfragt werden.
- Eingehende E-Mails werden vor der Weiterleitung analysiert und nach festgelegten Regeln auf schädliche Inhalte, gefährlichen Anlagen und Computer-Viren untersucht.
- Es dürfen in allen zulässigen Formaten keinerlei automatisierte Abläufe oder Programmierungen (Makros) verwendet werden.
3. Weitere Informationen zur elektronischen Kommunikation
Anonym übersandte E-Mails werden nicht bearbeitet.
Vertrauliche Daten werden seitens der Stadtverwaltung Nottertal-Heilinger Höhen zum Schutz der betroffenen Personen ausschließlich auf dem Postweg versendet.
Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr und dem Einsatz verschiedener Filter und Firewall-Systeme kann nicht garantiert werden, dass eine versandte E-Mail in jedem Fall den Adressaten auch erreicht.
Sollen Dateien an die Stadtverwaltung Nottertal-Heilinger Höhen übertragen oder gesendet werden, so ist zu beachten, dass nicht alle Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden. Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:
- Adobe Reader ab Version 3.0 (.pdf)
- Rich Text Format (.rtf)
- Microsoft Word ab 97 (.doc, .docx)
- Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
- Tagged Image Format (.tif)
- Joint Photographic Experts Group (.jpeg, .jpg)
Bei der Verwendung abweichender Dateiformate oder Dateien mit Makros kann Ihr Dokument nicht entgegengenommen und verarbeitet werden.
Dateien in den genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadtverwaltung Nottertal-Heilinger Höhen nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.
In übersandten E-Mails mit ausführbaren Dateien (z.B. *.exe, *.bat), werden diese Anhänge ungelesen gelöscht. Bei Nutzung der Zugangseröffnung wird das Einverständnis vorausgesetzt, dass die E-Mail auf Viren und Spam überprüft wird. E-Mails, die als Viren klassifiziert worden sind, werden ungelesen gelöscht und nicht weiterbearbeitet. Da in E-Mails, die Computerviren enthalten, in aller Regel die Absenderadressen gefälscht worden sind, erfolgt keine elektronische Rückinformation. Wird beim Versenden keine Virenprüfung mit einem aktuellen Virenprogramm durchgeführt, wird daher eine telefonische Rückfrage zum Eingang der Mail empfohlen.
Die Gesamtgröße einer E-Mail incl. aller Anhänge (Attachments) ist auf eine Größe von fünf Megabyte (MB) beschränkt.
Absender und Betreiber sind verpflichtet, alle persönlichen Daten in Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu behandeln.
4. De-Mail
Die Stadt Nottertal-Heilinger Höhen ist derzeit noch nicht per De-Mail zu erreichen.
5. Ansprechpartner
Sollten Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte direkt telefonisch oder per E-Mail an:
Stadt Nottertal-Heilinger Höhen
Haupt- und Ordnungsamt
Markt 1
99994 Nottertal-Heilinger Höhen
Telefon: 036021-98-210
E-Mail: post@stadt-nhh.de
6. Thüringer Antragssystem für Verwaltungsleistungen (ThAVEL)
Eröffnet wird der Zugang für die elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Nottertal-Heilinger Höhen im Sinne von § 1 Abs. 1 des Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetzes i.V.m. § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes § 3 a ThürVwVfG derzeit nur für Verfahren, die gemäß der EU-Datenschutzrichtlinie (EU-DLR) oder anderen gesetzlichen Bestimmungen über den Einheitlichen Ansprechpartner/die Einheitliche Stelle – das Thüringer Antragssystem für Verwaltungsleistungen (ThAVEL) – abgewickelt werden können. Weitere Informationen zu ThAVEL finden Sie hier.